So arbeite ich – Teil 1: OmniFocus

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So arbeite ich – Teil 1: OmniFocus

OmniFocus ist eine Aufgabenverwaltung die es nur für die Apple-Welt gibt. Eine komplexe ToDo Planung wird durch dieses Produktivitästool ungemein erleichtert.

Da ich ja nun schon seit vielen Jahren als Selbständiger unterwegs bin und den Ruf zu haben scheine recht produktiv zu sein, werde ich häufig gefragt was die Geheimnisse meiner Selbstorganisation sind. Nun – es ist ganz bestimmt nicht eiserne Disziplin – die habe ich einfach nicht. Eher schon Fokussierung auf das Wesentliche. Umso mehr als das die Familie ebenfalls einen zunehmenden Teil meiner Zeit beansprucht. Dabei fallen eben auch mal ein paar „unwichtige“ Dinge hinten runter. Wobei es immer eine Frage der Sichtweise ist, was sich in meinem Kopf als wichtig oder unwichtig kategorisiert wird. Ist die Steuererklärung jetzt wichtig oder nicht?

Digitale Helfer zur Selbstorganisation

Einen großen Beitrag zur Selbstorganisation leisten aber auch digitale Helferlein in Form von bestimmten Apps die ich nutze. Ich habe mir vorgenommen über diese Stützen die ich kennen und lieben gelernt habe nach und nach hier im Blog zu berichten. Anfangen möchte ich mit meiner Aufgabenverwaltung OmniFocus 2.

OmniFocus ist eine Aufgabenverwaltung die es nur für die Apple-Welt gibt (Mac, iPhone/iPad, Apple Watch).

Ansichtssache – die Stärke von OmniFocus

OmniFocus arbeitet in verschiedenen Ansichten. Zunächst gibt es den Eingang beziehungsweise die Inbox. Dies ist das Sammelbecken Für Aufgaben die später organisiert werden müssen. Geistesblitze und spontane Einfälle lassen sich hier schnell vermerken und in ruhigen Minuten einordnen.

Die einzelnen Aufgaben werden Projekten zugeordnet. Diese lassen sich einfach verschachteln und hierarchisch gliedern. Per Drag and Drop ist dies schnell erledigt.

Eine Stärke von Omnifocus ist eine sekundäre Zuordnung die sich Kontexte nennt. Ich habe gemerkt das ich eigentlich immer in Kontexten arbeite. Das heißt ich erledige Aufgaben zum Beispiel im Rahmen meiner Buchhaltung, am Telefon oder auch (scheinbar relaxend) auf der Couch. Auch bestimmte Orte können einen (ortsbezogenen) Kontext bilden – bestimmte Aufgaben müssen im Büro, Zuhause, im Baumarkt oder Supermarkt erledigt werden. Neben den allgemeinen und den ortsbezogenen Kontexten gibt es auch die personenbezogenen Kontexte. Eine Aufgaben lassen sich nur erfüllen wen ich definierte Personen treffe. Es sind im wesentlichen Fragen die gestellt werden müssen und Entscheidungen die zusammen getroffen werden müssen.

Überblick dank ortsbezogener Kontexte und Apple-Watch

OmniFocus auf der Apple WatchEine für mich wirklich hilfreiche Funktion ist, dass OmniFocus auf dem iPhone auf die GPS Funktion zugreift. Habe ich eine ortsbezogene Aufgabe angelegt und gleichzeitig in Omnifocus eine Zuordnung von Orten zu Geodaten gemacht (Büro, mein Lieblingsbaumarkt, mein Supermarkt, Drogerie etc.), bekomme ich eine Mitteilung welche Aufgaben ich an diesem Ort zu erledigen habe.

Sehr praktisch ist auch, dass OmniFocus mit einer Apple-watch-App geliefert wird. Mit einem Blick auf die Uhr kann ich mir einen Überblick über anstehende Aufgaben verschaffen und sehe was als nächstes ansteht.

Hey Siri – Erinnere mich an Rechnungen auf der Liste OmniFocus

Wie bereits berichtet nutze ich gerade in letzter Zeit Siri. Vorwiegend über die Apple Watch. Zum Glück gibt es auch hier einen Workaround. Vereinfacht gesagt werden Aufgaben über die Apple-eigene Erinnerung-App erstellt und beim synchronisieren in OmniFocus übernommen. Ein wenig von hinten über die Brust ins Auge aber es funktioniert.

Des Weiteren hat OmniFocus noch eine Vorschau bzw. Forecast Funktion. Hat man zu einzelnen Aufgaben oder Projekten ein Datum zur Erledigung zugeordnet, so kann man hier die entsprechenden anstehenden Aufgaben sehen. Die Auflistung erfolgt datumsbezogen und integriert auf Wunsch auch Termine aus dem Apple Kalender.

Hat man eine sehr umfangreiche ToDo-Liste, ist die Review Sektion sehr hilfreich. Hier werden alle unerledigten Aufgaben und Projekte in regelmäßigen Abständen aufgelistet. So kann man sicherstellen, dass nichts unter den Tisch fällt.

Alles GTD oder was?

Wen die Funktionsvielfalt von OmniFocus nun an David Allens „Getting Things Done“ Methode (GTD) erinnert, der liegt richtig. GTD läßt sich wunderbar mit dieser Software abbilden. Die grundlegenden Schritte dazu sind implementiert:

  • Capture – Sammeln aller Todos, Ideen etc in der Inbox
  • Clarify – „Aufräumen“ der Inbox
  • Organize – Zuordnung zu Projekten, Kontexten, Setzen von Tags und Fälligkeitdaten
  • Reflect – Forecast und Review Funktionen von OmniFocus
  • Engage – Das handeln kann eine Software einem natürlich nicht abnehmen. Das System stellt aber umfangreiche Ansichten zur Verfügung  um das eigene Handeln vorzubereiten.

Fazit

Mein Fazit: OmniFocus ist eine komplexe Aufgabenverwaltung. Das bringt hohe Einstiegshürden mit sich. Auch ich arbeite nicht unbedingt durchgehend und konsequent mit der Software. Wenn sich aber die Aufgaben stapeln und ich eigentlich nicht weiß wo ich anfangen soll, greife ich regelmäßig auf OmniFocus zurück.

By |2016-11-04T22:05:15+00:0031.10.2016|Categories: Mac & Co|Tags: |0 Comments

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